1. ÚVOD

Program Kontakty zahrňuje plánovanie schôdzok, e-mailov, telefonátov, faxov a zároveň si užívateľ prehľadne organizuje svoju pracovnú dobu. Aplikáciu Kontakty spustíte priamo zo vstupnej obrazovky tlačítkom Kontakty alebo voľbou z menu Súbor/Aplikácie/Plánovanie. Program plánovanie je vlastne prehľadný kalendár, do ktorého je možné zaznamenávať všetko, čo je potrebné urobiť.
Infosystém si môžete nastaviť tak, aby sa Vám pri spustení zobrazilo okno s kontaktmi, prípadne nastaviť upozornenie, ktoré sa päť minút pred plánovaním objaví na obrazovke. Nastavenie sa robí pomocou tlačítiek Nastavenie na vstupnej obrazovke alebo voľbou Súbor/Nastavenie/systémové parametre/Ďalší.
obrázok 1

Po spustení je vždy nastavený dnešný dátum a šedým riadkom je označená aktuálna hodina. Deň je rozdelený na 24 hodín a každému riadku zodpovedá jedna hodina. V prehľadovej tabuľke sú stĺpčeky s číslom hodiny, SPL, Úloha, CIREG (registračné číslo previazané na zákazníka)

Hore


2. ZADANIE NOVÉHO KONTAKTU

Stlačením tlačítka Nový kontakt sa zobrazí okno pre editáciu plánovanej úlohy.
obrázok 2

Najskôr do editačného políčka Ci Reg doplňte registračné číslo zákazníka. Stlačením tlačítka pri položke Ci Reg, sa Vám otvorí nové okno s dvomi browsrami. V spodnom browsry – Zákazníci, vyberte požadovaného zákazníka, pri ktorom vytvoríte kontakt. Výber potvrďte stlačením tlačítka OK pod browsrom. V hornom browsry sú záznamy nesplnených kontaktov.
Poznámka: Pokiaľ do políčka Ci Reg zadáte číslicu nula, bude Vám aplikácia Kontakty slúžiť ako osobný plánovací kalendár.
obrázok 3

Ďalej vyberte typ dokladu – E-mail, Fax, List, Telefón, Ústne.
Ak vyberiete typ dokladu List, môžete priamo napísať list, formátovaný vo Worde. Text zapíšte do predmetu v editačnom okne kontaktu. Formátovanie a zmena písma sa robí kliknutím pravým tlačítkom myši do priestoru, kde sa zadáva text.
obrázok 4

Ďalej označte v kalendári dátum, na ktorý chcete úlohu naplánovať a tiež predpokladaný čas od - do, ktorý Vám činnosť zaberie. Do predmetu napíšte výstižný text. Zaškrtávacie políčko Splnené súvisí s aplikáciou Zákazníci. Ak zatrhnete toto políčko, táto úloha sa už nebude zobrazovať v kontaktoch. Ak je ako typ vybraný E-mail, tak po stlačení tlačítka Odoslať bude poštovým klientom ponúknutá správa k odoslaniu. Textom správy bude obsah zapísaný v Predmete. Hore


3. ZRUŠENIE KONTAKTOV

Zapísaný kontakt zrušíte zaškrtnutím pola Splnené a následným potvrdením pomocou tlačítka OK.
obrázok 5

Poznámka: Pokiaľ v Infosystéme zobrazíte okno aplikáciu Zákazníci, môžete v browsry s nesplnenými kontaktmi kliknutím na požadovaný záznam zobraziť detail kontaktu. Tu môžete urobiť zaškrtnutím poľa Splnené, čím dosiahnete toho, že sa tento kontakt už nebude zobrazovať.

Stĺpček SPL Vás informuje, ktoré úlohy máte splnené a ktoré nie. Ak je úloha splnená je pri nej písmeno A, ak úloha nie je splnená je pri nej písmeno N.

Hore


4. PREHLIADANIE KONTAKTOV

Pre zobrazenie kontaktov vyberte najskôr v kalendári deň, kedy sa má kontakt uskutočniť. V hornom okne sa zobrazí v prvom stĺpci časové rozmedzie, kedy sa má kontakt uskutočniť. V druhom stĺpci je zapísaná poznámka ku kontaktu. V pravom dolnom rohu sa graficky zobrazí výseč s naplánovanou dobou, kedy sa má kontakt uskutočniť. Kliknutím na záznam kontaktu dôjde k zobrazeniu podrobných údajov o zákazníkovi v spodnej časti okna Kontakt. Pre ilustráciu sú tieto podrobnosti označené červenými šípkami.
obrázok 6

Poznámka: Pokiaľ neviete, kedy presne sa má kontakt uskutočniť, kliknite na tlačítko Týždeň v spodnej časti okna kontakty. Následne sa Vám otvorí okno s grafickým prehľadom každého dňa v týždni, kde môžete zistiť, ktorý deň v akú dobu je naplánovaný nejaký kontakt. Kliknutím na výseč sa Vám otvorí záznam k vybranému kontaktu. Týždne môžete meniť kliknutím na iný dátum v kalendári v ľavom dolnom rohu.

Hore


5. ÚPRAVA KONTAKTU (ÚLOHY)

Kontakt môžete zmeniť kliknutím na záznam kontaktov alebo stlačením tlačítka Zmeniť v spodnej časti okna Kontakty. Úpravu urobte v novo otvorenom okne a potvrďte stlačením tlačítka OK.
obrázok 7

Poznámka: Pokiaľ neviete, kedy presne sa má kontakt uskutočniť, kliknite na tlačítko Týždeň v spodnej časti okna kontakty. Následne sa Vám otvorí okno s grafickým prehľadom každého dňa v týždni, kde môžete zistiť, ktorý deň v akú dobu je naplánovaný nejaký kontakt. Kliknutím na výseč sa Vám otvorí záznam k vybranému kontaktu. Týždne môžete meniť kliknutím na iný dátum v kalendári v ľavom dolnom rohu.

Hore


6. OVLÁDANIE KALENDÁRA

Červeným krúžkom je označený dnešný dátum. Zeleným plným krúžkom je označený deň, ktorý si práve prehliadate.

Hore


6.1 ZMENA DŇA

Dni zmeníte pomocou myši – označujte dni v mesiaci a v prehľade si okamžite môžete prehliadať záznamy s naplánovanými úlohami označeného dňa.

Hore


6.2 ZMENA MESIACA

V okienku kalendár je vždy zobrazený jeden celý mesiac, začiatok nasledujúceho a koniec predchádzajúceho mesiaca (Podľa toho ako vychádzajú dni v týždni). Ak kliknete na niektorý deň z nasledujúceho alebo predchádzajúceho mesiaca, kalendár zobrazí tento mesiac celý. Pomocou tlačítka a posuniete kalendár o jeden mesiac dozadu alebo dopredu. Môžete tiež kliknúť ľavým tlačítkom myši na oblasť názvu mesiaca a tým zobrazíte pre výber všetky mesiace roka.
obrázok 8

Hore


6.3 ZMENA ROKU

Za menom mesiaca je vždy zobrazený rok. Ak kliknete na oblasť roka, tak dôjde k zvýrazneniu roka a vedľa sa zobrazia malé šípky pre nastavenie roka. Šípka hore zvyšuje číslo roka, šípka dolu znižuje rok.
obrázok 9 obrázok 10

Hore


6.4 NASTAVENIE AKTUÁLNEHO DŇA

Najjednoduchšie nastavenie dnešného dňa sa robí kliknutím pravým tlačítkom myši do oblasti kalendára a následnom stlačením tlačítka Prejsť na Dnes.
obrázok 11

Hore


7. GRAFICKÝ PREHĽAD VOĽNÉHO ČASU

Naplánovanie času kedy sa bude vykonávať nejaká činnosť sa zobrazuje pomocou výseče. Na našom obrázku je znázornený naplánovaný kontakt v dobe od 12.00 do 18.00 h.
obrázok 12

Kliknutím na tlačítko Týždeň graficky znázorníte naplánované kontakty behom celého týždňa.
obrázok 13

Hore


8. NÁHĽAD NA ÚDAJE O ZÁKAZNÍKOVI

Medzi kalendárom a grafickým prehľadom volného času je pole, v ktorom sa zobrazia údaje o zákazníkovi. Kontakt na tohto zákazníka je zobrazený v samostatnom poli pod týmito údajmi.
obrázok 14

Hore